Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ dùng ở Ấn Độ, Bangladesh: các bước

Trước đây, một tấm bằng cử nhân của Việt Nam muốn dùng ở Ấn Độ phải đi hai vòng: Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao chứng nhận, rồi Đại sứ quán Ấn Độ tại Hà Nội hợp pháp hóa. Từ ngày 11/9/2026, bức tranh này đã khác, vì Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài, thường gọi là Công ước Apostille, chính thức có hiệu lực với Việt Nam. Bài viết giải thích khi nào cần xác nhận giấy tờ, khi nào dùng Apostille, khi nào vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự, dựa trên bảng trạng thái của Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế (HCCH), trang Bộ Ngoại giao Ấn Độ (MEA), thông báo của cơ quan đại diện Việt Nam và báo chí, cập nhật tháng 11/2026.

Khi nào cần xác nhận giấy tờ

Giấy tờ công do một nước cấp thường không tự động được nước khác công nhận. Những trường hợp người Việt hay gặp:

• Xin việc, xin giấy phép lao động: bằng cấp, bảng điểm, lý lịch tư pháp. Xem thêm bài việc làm tại Ấn Độ và Bangladesh.
• Du học: bằng tốt nghiệp, học bạ khi trường yêu cầu bản đã xác nhận.
• Hộ tịch: đăng ký kết hôn, khai sinh cho con sinh ra ở nước ngoài, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
• Thương mại: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy ủy quyền, hợp đồng, nghị quyết của công ty.

Ai là thành viên Công ước Apostille

Theo bảng trạng thái trên trang HCCH, cả ba nước đều đã gia nhập:

Trang Bộ Ngoại giao Ấn Độ cũng ghi Ấn Độ là thành viên từ năm 2005. Ngày hiệu lực với Việt Nam được Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Thượng Hải và Báo Thế giới và Việt Nam xác nhận. Văn bản hướng dẫn thi hành trong nước là Nghị định 293/2026/NĐ-CP.

Cần lưu ý một điểm kỹ thuật: khi một nước gia nhập, các thành viên cũ có 6 tháng để phản đối, và Công ước không áp dụng giữa hai nước nếu có phản đối. Theo Schmidt Export, các nước phản đối Bangladesh gia nhập gồm Bỉ, Phần Lan, Áo, Séc và Đức, Ấn Độ không được nhắc tới. Với Việt Nam, Báo Thế giới và Việt Nam cho biết Công ước áp dụng với 125 nước thành viên, nhưng chúng tôi chưa tìm được nguồn liệt kê đầy đủ nước nào phản đối. Vì vậy trước khi làm hồ sơ cho Ấn Độ hoặc Bangladesh, hãy tra lại trên chuyên trang apostille.lanhsuvietnam.gov.vn hoặc hỏi Cục Lãnh sự.

Giấy tờ Việt Nam mang sang Ấn Độ, Bangladesh

Nếu Công ước áp dụng giữa Việt Nam và nước sẽ dùng giấy tờ, quy trình rút gọn còn một bước. Theo Báo Thế giới và Việt Nam, cơ quan cấp Apostille trong nước là Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ TP Hồ Chí Minh:

1. Chuẩn bị bản gốc giấy tờ công, hoặc bản sao có chứng thực nếu bên nhận chấp nhận.
2. Nộp hồ sơ xin Apostille. Hồ sơ, lệ phí, thời hạn xử lý được đăng trên apostille.lanhsuvietnam.gov.vn. Chúng tôi không ghi mức phí vì chưa đối chiếu được.
3. Dịch sang tiếng Anh nếu bên nhận yêu cầu, hỏi rõ họ muốn bản dịch trước hay sau khi đóng Apostille.
4. Nộp cho trường, công ty hoặc cơ quan ở Ấn Độ, Bangladesh, không cần qua đại sứ quán nữa.

Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 vẫn có giá trị, không cần làm lại, theo thông báo của Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Thượng Hải. Nếu Công ước không áp dụng với nước nhận, hoặc giấy tờ nằm ngoài phạm vi Công ước, ví dụ một số giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại, hải quan, bạn vẫn làm theo cách cũ: Cục Lãnh sự chứng nhận lãnh sự, sau đó cơ quan đại diện của nước nhận hợp pháp hóa.

Giấy tờ Ấn Độ mang về Việt Nam

Ở chiều ngược lại, Apostille do Bộ Ngoại giao Ấn Độ cấp. Trang MEA mô tả hai đường:

• e-Sanad: dịch vụ trực tuyến xác minh và đóng Apostille cho một số loại giấy tờ.
• Nộp qua đơn vị được ủy quyền: giấy tờ được xác thực trước bởi cơ quan có thẩm quyền của bang hoặc trung tâm xác thực vùng, rồi nộp qua các công ty dịch vụ được MEA chỉ định. MEA không nhận hồ sơ trực tiếp tại quầy từ năm 2012.
• Lệ phí theo trang MEA: 50 rupee cho mỗi tem Apostille, đơn vị dịch vụ thu thêm 84 rupee mỗi giấy tờ và 3 rupee mỗi trang quét. Đây là thông tin từ một nguồn chính thức, hãy kiểm lại khi nộp.

Giấy tờ do Bangladesh cấp đi theo hướng tương tự, qua Bộ Ngoại giao Bangladesh. Nếu Công ước chưa áp dụng giữa hai nước trong trường hợp của bạn, bước cuối là hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Việt Nam ở New Delhi, Tổng Lãnh sự quán ở Mumbai hoặc Đại sứ quán ở Dhaka. Đầu mối liên hệ có trong bài cơ quan đại diện Việt Nam tại Ấn Độ, Bangladesh.

Câu hỏi thường gặp

Bằng đã hợp pháp hóa từ năm 2025 có phải làm lại Apostille không?

Không cần nếu dùng tại Việt Nam, theo thông báo của cơ quan đại diện Việt Nam. Khi nộp ở nước ngoài, hãy hỏi bên nhận có chấp nhận bản cũ không.

Apostille có thay cho dịch thuật không?

Không. Apostille chỉ xác nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ. Yêu cầu dịch do bên nhận quy định.

Du học Ấn Độ có cần Apostille bằng cấp không?

Tùy trường. Nhiều trường chỉ cần bản quét lúc xét tuyển và kiểm tra bản gốc khi nhập học. Xem thêm bài du học Ấn Độ.

Kết luận

Với Việt Nam, Ấn Độ và Bangladesh, năm 2026 là bước ngoặt: phần lớn giấy tờ công có thể chỉ cần một tem Apostille thay cho hai vòng xác nhận. Trước khi nộp, hãy kiểm tra Công ước có áp dụng giữa hai nước trong trường hợp của bạn không, giấy tờ có thuộc phạm vi không, và lệ phí hiện hành trên trang chính thức. Lưu bài hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ dùng ở Ấn Độ, Bangladesh để tra cứu khi cần.