Visa công tác Ấn Độ: e-Business, visa dán và thư mời cần có

Một chuyến khảo sát nhà máy ở Pune, một buổi đàm phán ở Mumbai hay ba ngày đứng gian hàng hội chợ ở New Delhi đều là đi công tác, nhưng không phải lúc nào cũng dùng chung một loại giấy phép. Chọn nhầm loại visa có thể khiến hồ sơ bị trả về hoặc gặp rắc rối khi nhập cảnh. Bài viết này tổng hợp các lựa chọn visa công tác Ấn Độ cho người Việt dựa trên cổng e-Visa chính thức của Chính phủ Ấn Độ (indianvisaonline.gov.in) và trang của Đại sứ quán Ấn Độ tại Hà Nội, cập nhật đến đầu tháng 11/2026. Quy định có thể thay đổi, nên trước khi nộp hãy đối chiếu lại trên hai trang này.

e-Business Visa: lựa chọn nhanh cho chuyến công tác ngắn

Người mang hộ chiếu Việt Nam thuộc danh sách được xin e-Visa. Với mục đích kinh doanh, loại phù hợp là e-Business Visa, nộp hoàn toàn trực tuyến. Theo cổng chính thức, visa này có các đặc điểm chính sau:

• Thời hạn: 365 ngày tính từ ngày cấp ETA (giấy phép điện tử), nhập cảnh nhiều lần.
• Thời gian lưu trú: mỗi lần nhập cảnh ở liên tục không quá 180 ngày. Nếu ở quá 180 ngày phải đăng ký với văn phòng FRRO hoặc FRO.
• Thời điểm nộp: ít nhất 4 ngày và sớm nhất 120 ngày trước ngày đến.
• Hộ chiếu: còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày nộp đơn, còn ít nhất hai trang trống.
• Giấy tờ tải lên: ảnh chân dung, bản quét trang thông tin hộ chiếu, bản sao danh thiếp do công ty bạn đang làm cấp. Thư mời từ phía Ấn Độ được ghi là không bắt buộc nhưng nên có.

Cần nhớ ba giới hạn: e-Visa không gia hạn, không chuyển đổi sang loại khác và không dùng để vào khu vực được bảo vệ, khu hạn chế hay khu quân sự. Bạn cũng chỉ được nhập cảnh qua các sân bay và cảng biển được chỉ định trên cổng e-Visa. Phí e-Visa tùy quốc tịch, không hoàn lại dù hồ sơ được duyệt hay bị từ chối, thanh toán thẻ có thêm phí ngân hàng. Mức phí cụ thể, cách nhận biết trang giả mạo đã có trong bài hướng dẫn xin visa Ấn Độ cho người Việt.

Khi nào phải nộp visa dán tại Đại sứ quán

Visa dán (visa thường) phù hợp khi e-Visa không đáp ứng được nhu cầu: cần visa dài hơn một năm, cần vào khu vực e-Visa không cho phép, có hộ chiếu không đủ điều kiện e-Visa, hoặc hồ sơ e-Visa nhiều lần không được duyệt. Đại sứ quán Ấn Độ tại Hà Nội nhận visa dán theo quy trình sau:

1. Khai đơn trực tuyến tại indianvisaonline.gov.in/visa, chọn nơi nộp là Vietnam Hanoi, tải ảnh lên và in đơn ra.
2. Đặt lịch hẹn trực tuyến với Đại sứ quán. Đây là bước bắt buộc.
3. Đến nộp hồ sơ trong giờ nhận đơn, từ 9 giờ 30 đến 12 giờ 30 các ngày làm việc, và lấy sinh trắc học trực tiếp.

Hồ sơ chung gồm đơn đã in, một ảnh 5x5 cm nền trắng, hộ chiếu gốc có chữ ký kèm bản sao trang thông tin, bản sao căn cước công dân, bản sao vé máy bay và đặt phòng nếu có, cùng các bản cam kết theo mẫu. Riêng visa công tác, Đại sứ quán yêu cầu thêm:

• Phía công ty Ấn Độ: thư mời và giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp.
• Phía công ty Việt Nam: quyết định cử đi công tác và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tất cả bằng tiếng Anh hoặc dịch sang tiếng Anh.
• Danh mục trên trang Đại sứ quán còn nêu sao kê ngân hàng 3 tháng gần nhất. Nên hỏi lại khi đặt lịch để chuẩn bị đúng.

Biểu phí áp dụng cho công dân Việt Nam từ ngày 1/4/2026 ghi visa công tác nhiều lần thời hạn đến 1 năm là 3.250.000 đồng, trên 1 năm đến 5 năm là 6.684.000 đồng. Nếu cần cấp gấp trong ngày hoặc ngày làm việc kế tiếp, phụ thu thêm 2.553.000 đồng.

Thư mời và giấy tờ công ty: chuẩn bị sao cho gọn

Đại sứ quán không công bố mẫu thư mời, nhưng thư rõ ràng giúp người xét duyệt hiểu ngay chuyến đi. Nên đề nghị đối tác in thư trên giấy có tiêu đề công ty, ký tên, đóng dấu và nêu:

• Họ tên, số hộ chiếu, chức vụ của người được mời.
• Mục đích cụ thể như đàm phán hợp đồng, kiểm tra hàng, tham quan nhà máy.
• Thời gian và địa điểm làm việc dự kiến.
• Bên nào chịu chi phí đi lại và ăn ở.
• Thông tin liên hệ của người phụ trách bên mời.

Quyết định cử đi công tác phía Việt Nam nên khớp với thư mời về ngày, mục đích và chức danh. Hai giấy tờ lệch nhau dễ khiến hồ sơ bị hỏi lại. Bạn có thể dùng checklist hồ sơ xin visa Ấn Độ và Bangladesh để rà từng mục trước khi nộp.

Đi làm hưởng lương, dự hội nghị: không dùng visa công tác

Visa công tác chỉ dành cho hoạt động kinh doanh như gặp đối tác, mua bán, khảo sát, dự hội chợ thương mại. Nếu bạn được tuyển dụng và nhận lương tại Ấn Độ, cần Employment Visa. Trang Đại sứ quán liệt kê hồ sơ gồm lý lịch, thư mời làm việc ghi rõ lương, cam kết của công ty Ấn Độ, bằng cấp và nêu mức lương gộp không thấp hơn 16,25 lakh rupee mỗi năm, tức 1.625.000 rupee.

Với hội nghị, hội thảo, tọa đàm do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức tư nhân đứng ra tổ chức, có thể dùng e-Conference Visa: hiệu lực 30 ngày từ ngày đến, nhập cảnh nhiều lần. Hồ sơ bắt buộc có giấy chấp thuận chính trị của Bộ Ngoại giao Ấn Độ và thư mời của ban tổ chức, nên hãy liên hệ ban tổ chức từ sớm.

Câu hỏi thường gặp

e-Business Visa có cần thư mời không?

Cổng chính thức ghi thư mời từ phía Ấn Độ là không bắt buộc, chỉ bắt buộc danh thiếp. Tuy vậy nên chuẩn bị sẵn thư mời để trình khi được hỏi tại cửa khẩu.

Có được đổi e-Tourist sang e-Business khi đã ở Ấn Độ không?

Không. e-Visa không chuyển đổi được, nên hãy xin đúng loại ngay từ đầu nếu chuyến đi có nội dung kinh doanh.

Đi hội chợ thương mại thì dùng e-Business hay e-Conference?

Đi hội chợ để giao dịch, tìm khách hàng thường dùng e-Business. e-Conference dành cho người được mời dự hội nghị, hội thảo cụ thể và cần giấy chấp thuận của Bộ Ngoại giao Ấn Độ.

Tóm lại

Chuyến đi ngắn để gặp đối tác thì e-Business Visa là đủ và tiện nhất. Công tác dài hạn, nhiều năm hoặc cần linh hoạt hơn thì nộp visa dán tại Đại sứ quán. Đi làm nhận lương hay dự hội nghị có tổ chức thì phải dùng loại visa riêng. Trước khi lên đường, hãy đọc thêm kinh nghiệm giao thương Nam Á để chuẩn bị tốt cho buổi làm việc đầu tiên, và giữ cẩm nang visa công tác Ấn Độ này để đối chiếu khi làm hồ sơ.