Kinh nghiệm giao thương Nam Á: đàm phán, hợp đồng và tránh lừa đảo

Kinh nghiệm giao thương Nam Á thường chỉ được học sau một lô hàng bị giữ chứng từ hay một khoản đặt cọc mất trắng. Ấn Độ, Bangladesh, Pakistan hay Sri Lanka là những thị trường đông dân, nhu cầu lớn, nhưng cách đàm phán, ra quyết định và thanh toán khác khá nhiều so với Đông Á. Bài viết tổng hợp những bài học thực tế từ cảnh báo của các cơ quan Việt Nam và kinh nghiệm doanh nghiệp, giúp bạn đi đường dài với đối tác Nam Á mà không trả học phí đắt.

Văn hóa đàm phán: kiên nhẫn, mặc cả và quan hệ

Doanh nhân Nam Á nổi tiếng mặc cả giỏi. Giá chào đầu tiên gần như chắc chắn bị ép xuống, nên bạn nên chừa biên độ thương lượng ngay từ báo giá. Một số đặc điểm thường gặp:

• Quyết định tập trung ở chủ doanh nghiệp hoặc người đứng đầu gia đình sở hữu công ty. Nhân viên thu mua có thể nhiệt tình nhưng không có quyền chốt.
• Quan hệ cá nhân rất quan trọng. Một bữa ăn, một cuộc gọi video hay một chuyến thăm nhà máy có thể đẩy nhanh giao dịch hơn nhiều email.
• Lời đồng ý xã giao chưa phải cam kết. Mọi thỏa thuận nên được xác nhận bằng văn bản.
• Lịch làm việc chịu ảnh hưởng lớn bởi lễ hội như Eid, Diwali, Durga Puja. Ở Bangladesh, cuối tuần thường là thứ Sáu và thứ Bảy.

Hiểu thêm về tôn giáo và ngôn ngữ sẽ giúp bạn tránh những lỗi tế nhị khi tiếp khách, chọn quà hay đặt lịch hẹn. Bài về ngôn ngữ và tôn giáo ở Ấn Độ là điểm khởi đầu tốt.

Kiểm tra đối tác trước khi ký

Đây là bước rẻ nhất nhưng hay bị bỏ qua nhất. Bạn có thể tự làm một phần, phần còn lại nhờ cơ quan hỗ trợ:

1. Tại Ấn Độ: tra tên công ty trên cổng của Bộ Doanh nghiệp (MCA), kiểm tra mã số thuế hàng hóa và dịch vụ (GSTIN) và mã xuất nhập khẩu (IEC) do Tổng cục Ngoại thương cấp.
2. Tại Bangladesh: kiểm tra đăng ký tại Cơ quan Đăng ký Công ty cổ phần (RJSC), giấy phép kinh doanh và chứng nhận đăng ký nhập khẩu (IRC) của đối tác.
3. So khớp tên công ty, địa chỉ, số điện thoại trên website, email và tài khoản ngân hàng. Bất kỳ sai lệch nào cũng là dấu hiệu cần dừng lại.
4. Nhờ Thương vụ Việt Nam tại nước sở tại xác minh thông tin cơ bản, đặc biệt với khách hàng giao dịch lần đầu. Đây cũng là khuyến nghị của Hiệp hội Hồ tiêu và cây gia vị Việt Nam khi công bố danh sách 40 doanh nghiệp có dấu hiệu lừa đảo vào tháng 5/2024.

Hợp đồng: viết rõ để không phải cãi nhau

Hợp đồng với đối tác Nam Á nên được soạn bằng tiếng Anh, có các điều khoản tối thiểu sau:

• Điều kiện giao hàng theo Incoterms, ghi rõ phiên bản và địa điểm.
• Tiêu chuẩn chất lượng, cách lấy mẫu và đơn vị giám định độc lập.
• Phương thức thanh toán, thời hạn và chứng từ cần xuất trình.
• Cơ chế giải quyết tranh chấp: trọng tài thương mại tại một nước thứ ba trung lập thường được ưu tiên hơn tòa án địa phương vì thời gian xử lý nhanh hơn.
• Điều khoản bất khả kháng, nhất là với rủi ro đình công, bạo động hoặc thay đổi chính sách nhập khẩu.

Theo khuyến cáo của Bộ Ngoại giao được Văn phòng Chính phủ chuyển tới doanh nghiệp năm 2022, bạn không nên sửa điều khoản hợp đồng sau khi đã ký hoặc sau khi đã giao hàng, kể cả khi đối tác đưa ra lý do nghe có vẻ hợp lý như phí ngân hàng cao.

Thanh toán an toàn: L/C, đặt cọc và vận đơn

Với khách hàng mới, thư tín dụng không hủy ngang do ngân hàng uy tín phát hành hoặc xác nhận vẫn là lựa chọn an toàn nhất. Nếu buộc phải dùng chuyển tiền (T/T), hãy áp dụng đặt cọc trước và giữ chứng từ gốc. Ví dụ tính bằng python cho đơn hàng 50.000 USD với đặt cọc 30%: bạn nhận trước 15.000 USD, đủ để bù chi phí vận chuyển hai chiều và tổn thất bán lại trong nhiều trường hợp, còn 35.000 USD phải được thanh toán trước khi giao vận đơn gốc. Đây là ước tính minh họa, mức cọc thực tế tùy ngành hàng.

Một mẹo hữu ích là tự thuê tàu, chào giá CFR hoặc CIF thay vì FOB, để bạn kiểm soát vận đơn và hãng tàu. Khi người mua chỉ định hãng tàu nhỏ không quen, nguy cơ hàng bị giao mà không cần vận đơn gốc sẽ cao hơn.

Cạm bẫy lừa đảo thường gặp và cách tránh

Các cơ quan Việt Nam đã nhiều lần cảnh báo những thủ đoạn sau:

• Chốt giá rất nhanh rồi ép ký hợp đồng mẫu không cho sửa đổi.
• Chỉ liên lạc qua email miễn phí, ứng dụng nhắn tin, từ chối gọi video hoặc gặp trực tiếp.
• Tài khoản nhận tiền mở ở nước thứ ba hoặc đứng tên khác với công ty ký hợp đồng.
• Đề nghị đổi phương thức thanh toán hoặc xin chuyển trước vận đơn gốc với lý do làm thủ tục giấy phép nhập khẩu.
• Mạo danh một công ty có thật, mở tài khoản đứng tên công ty đó để nhận tiền.

Trường hợp do Thương vụ Việt Nam tại Pakistan công bố tháng 8/2024 là ví dụ điển hình: một doanh nghiệp Việt chuyển 5.000 USD đặt cọc, rồi 71.900 USD cho một container cá mú vào tài khoản mạo danh, trong khi công ty thật nói chưa nhận được tiền. Thương vụ khuyên với hợp đồng giá trị lớn, nên dành khoảng 1.000–2.000 USD đi gặp đối tác tận nơi. Tính bằng python, khoản này chỉ bằng 2–4% của một đơn hàng 50.000 USD, rẻ hơn nhiều so với rủi ro mất trắng. Trước chuyến đi, bạn có thể dùng checklist hồ sơ xin visa để chuẩn bị giấy tờ nhanh hơn.

Xây quan hệ lâu dài sau đơn hàng đầu tiên

Khi đã có vài lô hàng trót lọt, bạn có thể nới dần điều kiện thanh toán, nhưng nên kết hợp bảo hiểm tín dụng xuất khẩu và hạn mức theo từng khách. Duy trì liên lạc định kỳ, cập nhật cho đối tác về mùa vụ, giá nguyên liệu, và tham gia các hội chợ chuyên ngành tại Mumbai, New Delhi, Dhaka hay Kolkata để gặp khách mới. Nếu bạn tập trung vào Ấn Độ, bài về thương mại Việt Nam – Ấn Độ cho biết các nhóm hàng đang tăng trưởng tốt.

Đối tác Nam Á tin bạn qua những lần gặp mặt, còn bạn chỉ nên tin họ qua chứng từ đã kiểm tra và dòng tiền đã về tài khoản.

Ban biên tập

Câu hỏi thường gặp

Làm sao biết một công ty Ấn Độ có thật?

Tra cứu trên cổng của Bộ Doanh nghiệp Ấn Độ, kiểm tra mã GSTIN và mã IEC, rồi so khớp với thông tin trên hợp đồng và tài khoản ngân hàng. Khi còn nghi ngờ, hãy nhờ Thương vụ Việt Nam tại Ấn Độ xác minh.

Có nên giao hàng trước, nhận tiền sau với khách Nam Á?

Không nên với khách mới. Hãy dùng L/C hoặc đặt cọc và chỉ giao vận đơn gốc khi đã nhận đủ tiền.

Đối tác đề nghị đổi số tài khoản nhận tiền thì làm gì?

Dừng chuyển tiền và xác minh qua kênh độc lập như gọi điện tới số đã biết từ trước hoặc gặp trực tiếp. Đây là một trong những dấu hiệu lừa đảo phổ biến nhất.

Kết luận

Giao thương với Nam Á đòi hỏi kiên nhẫn trong đàm phán, chặt chẽ trong hợp đồng và kỷ luật trong thanh toán. Kiểm tra đối tác, giữ chứng từ gốc và không chuyển tiền vào tài khoản lạ là ba nguyên tắc giúp bạn tránh phần lớn rủi ro. Lưu lại bài viết về kinh nghiệm giao thương Nam Á để đọc lại khi cần.